Obsah
Pojmy účetní doklad a daňový doklad bývají často zaměňovány. V následujícím textu objasníme jejich rozdíly, vysvětlíme, co musí na dokladech uvádět OSVČ a co firmy, a také si odpovíme na otázku, zda lze bankovní výpis považovat za účetní doklad.
Jaký je rozdíl mezi účetním a daňovým dokladem?
Účetní doklady zaznamenávají obchodní činnosti a plní tyto čtyři funkce:
1. Potvrzují uskutečnění obchodní transakce,
2. pomáhají podnikatelům sledovat příjmy a výdaje,
3. slouží jako podklad pro výpočet daně,
4. a při vedení účetnictví se používají pro zaúčtování účetních případů do účetních knih.
Účetní doklady zahrnují například faktury nebo výdejky. Pokud je podnikatel plátcem DPH, legislativa označuje jeho účetní doklady jako daňové doklady. Na těchto dokladech musí být jasně uvedeno, že se jedná o daňový doklad. Jinak řečeno, daňový doklad je specifický typ účetního dokladu, který odpovídá požadavkům zákona o DPH.
Typy účetních dokladů
Účetní doklady lze rozdělit podle druhu, obsahu nebo počtu zaznamenaných účetních případů. Nejprve se podíváme na rozdělení podle druhů:
Faktura
Faktura slouží jako vyúčtování za dodané zboží nebo služby. Uvádí, kdo má komu za co zaplatit a jakým způsobem. Přestože pojem faktura není definován zákonem, v praxi se běžně používá. Faktury se dělí na vydané (prodeje) a přijaté (nákupy).
Pokladní doklad
Pokladní doklady nahrazují faktury při hotovostních platbách. Vystavují se ve dvou kopiích: jedna je určena zákazníkovi, druhá zůstává podnikateli. Dělí se na příjmové (prodeje za hotovost) a výdajové (nákupy za hotovost).
Interní doklad
Interní účetní doklady se používají k zaúčtování vnitřních finančních operací, jako například:
• výplatní pásky, které zachycují mzdy zaměstnanců,
• výdejky pro výdej zboží či materiálu ze skladu,
• nebo příjemky pro přijetí zboží nebo materiálu do skladu.
Bankovní výpis
K účetním dokladům se řadí také bankovní výpis, který zaznamenává veškeré pohyby na firemním bankovním účtu.
Rozdělení podle obsahu
• Vnější doklady: Tyto doklady se týkají vztahů s jinými firmami, podnikateli nebo institucemi.
• Vnitřní doklady: Slouží pro záznam účetních operací uvnitř firmy.
Rozdělení podle počtu účetních případů
• Jednotlivé doklady: Dokumentují jednu účetní operaci.
• Sběrné doklady: Obsahují více účetních operací, například při nákupu několika kancelářských potřeb najednou.
Povinné náležitosti účetních dokladů
Pokud vedete účetnictví, je nutné dodržovat pravidla stanovená zákonem o účetnictví. Tato pravidla zahrnují:
• Zásadu dokladovosti – každý účetní záznam musí být podložen účetním dokladem.
• Povinnost vystavit účetní doklad bez zbytečného prodlení.
Pro zajištění průkaznosti účetního záznamu musí doklad obsahovat následující informace:
• Jméno a příjmení (u OSVČ) nebo název firmy (u právnické osoby, např. s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, kde je podnikatel zapsán (např. obchodní nebo živnostenský rejstřík),
• údaj o zápisu (pro právnické osoby) včetně oddílu a vložky,
• popis zboží nebo služby, za které je faktura vystavena,
• celkovou částku, případně cenu za jednotku a množství,
• datum vystavení dokladu.
Doklady pro neplátce DPH
Pokud nevedete účetnictví ani nejste plátci DPH, postačí, aby doklad obsahoval:
• Jméno a příjmení (u OSVČ) nebo název firmy (u právnické osoby),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, kde je podnikatel zapsán.
Náležitosti daňového dokladu (pro plátce DPH)
Pro plátce DPH jsou požadavky na obsah dokladu přísnější. Daňový doklad musí zahrnovat:
• Jméno a příjmení (u OSVČ) nebo název firmy (u právnické osoby),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresu),
• IČ,
• označení registru, kde je podnikatel zapsán,
• údaj o zápisu (u právnických osob) včetně oddílu a vložky,
• DIČ dodavatele (a DIČ odběratele, pokud je také plátcem DPH),
• datum vystavení dokladu,
• pokud se liší, také datum uskutečnění zdanitelného plnění (například den dodání zboží/služby nebo přijetí platby),
• rozsah a druh dodávky (zboží či služeb),
• základ daně,
• sazbu DPH,
• výši daně – uvedenou v české měně.
Mýtus o razítku
Často se mylně předpokládá, že účetní doklady musí obsahovat razítko. Ve skutečnosti zákon razítkování nevyžaduje a jeho používání je čistě dobrovolné.
