Obsah
Aby firma mohla dobře fungovat, musí mít své náklady pod kontrolou, zejména v obdobích, kdy se jí nedaří. V takových situacích často dojde i na snahu o snížení mzdových výdajů. Pojďme se podívat, jak to zvládnout efektivně.
Při optimalizaci mzdových nákladů si většina lidí představí hlavně propouštění nebo snižování mezd. To by ale mělo být až poslední možností.
Kvalitní a zkušené zaměstnance za 100 Kč na hodinu jen tak nenajdete. Jakmile tyto klíčové pracovníky ztratíte, bude velmi obtížné je získat zpět, obzvlášť za původních platových podmínek.
Naštěstí existují i jiné způsoby, jak optimalizovat mzdové náklady, které se nedotknou zaměstnanců tak citelně jako snížení jejich platu.
Náklady na mzdy v daňovém přiznání
Dobrou zprávou je, že mzdy samotné jsou považovány za daňově uznatelné výdaje. Toto vyplývá z § 24 odst. 1 Zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů.
Znění zákona uvádí: „Výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro určení základu daně odečtou ve výši, kterou prokáže poplatník, a ve výši stanovené tímto zákonem a zvláštními předpisy.“
Mzdy, které vyplácíte svým zaměstnancům, do těchto výdajů spadají. Při podnikání je tedy můžete uplatnit bez ohledu na to, zda vedete účetnictví, nebo daňovou evidenci.
Pracujte s variabilní složkou mzdy
Při snaze o optimalizaci mzdových nákladů zaměstnavatele je užitečné podívat se podrobněji na strukturu mezd. Každá mzda se skládá ze dvou hlavních částí:
- pevné (základní) složky,
- variabilní (pohyblivé) složky
Zatímco základní složka je jasně stanovena ve smlouvě nebo v mzdovém předpisu, variabilní složka se může měnit. Právě na tuto složku se můžete zaměřit.
Nicméně není to tak jednoduché, jak se na první pohled zdá. Nemůžete totiž celou variabilní složku jen tak odstranit. Ta se totiž dále dělí na dva typy:
- nároková složka mzdy – zaměstnanec na ni má nárok, pokud jsou splněny sjednané podmínky,
- nenároková složka mzdy – její vyplacení závisí na rozhodnutí zaměstnavatele.
Zaměřit se tedy můžete na nenárokovou složku.
Jak na to?
Základní postup je jednoduchý. Pomocí mzdového nebo účetního systému zkontrolujte, jaké bonusy byly vyplaceny v minulém období, a hledejte možnosti úspor. Například můžete snížit nebo zrušit jednorázové odměny.
Místo těchto odměn můžete zaměstnancům nabídnout stabilizační složku mzdy, což jsou bonusy za dobu odpracovanou ve firmě. Tímto způsobem motivujete zaměstnance k větší loajalitě. Tyto odměny se navíc zpravidla nevyplácí tak často jako jednorázové bonusy.
Tímto přístupem můžete snížit mzdové náklady na zaměstnance.
Vyberte vhodné benefity
Jedním z dalších způsobů, jak snížit celkové mzdové náklady, je optimalizace zaměstnaneckých benefitů. Ne všechny benefity jsou totiž daňově uznatelné, což znamená, že jako zaměstnavatel je platíte „ze svého“.
Doporučuje se nabízet zejména ty benefity, které mají daňové výhody.
Mezi tyto výhody patří:
- náhrady při přijetí a přeložení,
- příspěvky na životní pojištění a dlouhodobé investiční produkty,
- vzdělávání zaměstnanců,
- stravenky a stravenkový paušál.
Náhrady při přijetí a přeložení
Tento benefit je zvlášť užitečný při hledání nových pracovníků. Pokud zaměstnanec žije v jiné obci, než kde se nachází jeho pracovní místo, můžete mu poskytovat cestovní náhrady až na období čtyř let.
Jakmile se však zaměstnanec nebo někdo z jeho rodiny přestěhuje do obce výkonu práce, nárok na tyto náhrady zaniká.
Můžete také přispět na náklady spojené se stěhováním. Výdaje na stěhování do výše 15 000 Kč jsou daňově uznatelné.
Příspěvky na životní pojištění a dlouhodobý investiční produkt
Dalším benefitem, který můžete zaměstnancům nabídnout, jsou příspěvky na životní pojištění nebo dlouhodobé investiční produkty. Každému zaměstnanci můžete ročně poskytnout až 50 000 Kč, což si následně odečtete od daně.
Vzdělávání zaměstnanců
Náklady na vzdělávání zaměstnanců, například školení nebo rekvalifikaci, jsou rovněž daňově uznatelné. To vám pomůže získat kvalifikovanější pracovníky a zároveň to neovlivní běžné mzdové náklady.
Stravenky a stravenkový paušál
Stravenky a stravenkové paušály patří mezi oblíbené benefity v České republice. Od roku 2024 platí, že všechny příspěvky na stravování jsou daňově účinné, takže už nejste omezeni hranicí 55 %, jako tomu bylo v minulých letech.
Příspěvek na stravu musí mít písemnou formu, tedy by měl být zahrnut v pracovní smlouvě, kolektivní smlouvě nebo ve vnitřním předpisu zaměstnavatele.
Benefity a mzdové účetnictví
Všechny výše uvedené benefity je nutné zohlednit také v mzdovém účetnictví, především v mzdovém listu zaměstnance. Každý měsíc byste měli evidovat:
- celkovou výši zúčtovaných mezd, bez ohledu na to, zda je vyplácíte v penězích nebo v naturáliích (včetně stravenek a dalších benefitů);
- částky osvobozené od daně z celkových zúčtovaných mezd;
- základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby;
- vypočtenou zálohu na daň nebo daň sraženou podle zvláštní sazby;
- měsíční slevu na dani a výši měsíčního daňového zvýhodnění;
- skutečně sraženou zálohu na daň.
